Wie kann ich Zahlungsarten hinzufügen und verwalten?

Zahlungsarten sind eines der Herzstücke Deines Kassensystems – sie bestimmen, wie Deine Kunden bezahlen können und wie die Zahlungen in Deiner Buchhaltung erfasst werden. Mit ready2order kannst Du flexibel verschiedene Zahlungsarten anlegen und individuell konfigurieren: von Bargeld und Kartenzahlung bis hin zu Gutscheinen oder Zahlungen auf Ziel. In dieser Anleitung zeigen wir Dir, wie Du neue Zahlungsarten hinzufügst, bestehende bearbeitest und wichtige Einstellungen vornimmst.

Übersicht der Zahlungsarten aufrufen

  1. Melde Dich in der Verwaltungsoberfläche an.
  2. Fahre mit der Maus oben in der Hauptnavigation auf Produkte und wähle im Dropdown-Menü Zahlungsarten aus.

Du gelangst zur Übersicht Deiner Zahlungsarten. Hier siehst Du eine Tabelle mit allen angelegten Zahlungsarten sowie deren Einstellungen.

Tipp: Die grünen Daumen nach oben am linken Rand zeigen, dass die Zahlungsart aktiv ist. Rote Daumen nach unten bedeuten, dass die Zahlungsart aktuell deaktiviert ist.
Tipp: Die grünen Toggle-Buttons in der Tabelle zeigen, dass die jeweilige Option für diese Zahlungsart aktiviert ist.

In der Übersicht kannst Du:

  • Zahlungsarten bearbeiten: Klicke auf das gelbe Stift-Symbol ganz rechts in der Zeile der gewünschten Zahlungsart.
  • Zahlungsarten löschen: Klicke auf das rote X-Symbol ganz rechts in der Zeile der gewünschten Zahlungsart.
Tipp: Falls Du Zahlungen auf Ziel akzeptierst, siehst Du in dieser Ansicht zwei Tabs: Belegerstellung und Zahlungseingang. Die Zahlungsarten unter "Zahlungseingang" werden verwendet, um Rechnungen auf Ziel nachträglich als bezahlt zu markieren.

Neue Zahlungsart hinzufügen

  1. Melde Dich in der Verwaltungsoberfläche an.
  2. Fahre mit der Maus oben in der Hauptnavigation auf Produkte und wähle im Dropdown-Menü Zahlungsarten aus.
  3. Klicke oben rechts neben dem Seitentitel ZAHLUNGSARTEN auf das blaue Plus-Symbol.

  1. Wähle im Pop-up-Menü die Option Neue Zahlungsart für die Belegerstellung anlegen aus.
  2. Fülle im Dialog die folgenden Pflichtfelder aus:
    • Typ: Wähle aus dem Dropdown-Menü den Zahlungstyp (z.B. Bargeld, Kartenzahlung, Überweisung, Gutschein).
    • Name: Gib der Zahlungsart einen eindeutigen Namen (z.B. "Barzahlung", "EC-Karte", "Gutschein").
  3. Fülle optional weitere Felder aus:
    • Beschreibung: Füge eine interne Notiz hinzu (wird nicht auf dem Beleg angezeigt).
    • Aktiv: Mit diesem Toggle-Button steuerst Du, ob die Zahlungsart in der Kassenoberfläche verfügbar ist.
  4. Wähle aus dem Dropdown-Menü Ausweisen als die passende Kategorie:
    • Normaler Umsatz: Der Wert der verkauften Waren und Dienstleistungen einer Periode
    • Werbeaufwand: Aufwendungen einer Unternehmung für werbliche Zwecke
    • Eigenverbrauch: Verwende diesen Punkt, wenn Du das Produkt selbst verbrauchst
    • Personalverbrauch: Verwende diesen Punkt, falls das Produkt von Deinem Personal verwendet wird
    • Bruch: Das Produkt wurde bei der Herstellung, beim Verpacken oder beim Handling beschädigt
    • Schwund: Verlust der Ware
  5. Wähle aus dem Dropdown-Menü Belegkreis den passenden Dokumenttyp:
  6. Gib im Feld Kontonummer optional die Buchhaltungskontonummer für den Export ein (z.B. 2700 für Barzahlungen).
  7. Klicke unten im Dialog auf SPEICHERN.

Die neue Zahlungsart erscheint jetzt in der Übersicht und kann in der Kassenoberfläche verwendet werden.

Zahlungseinstellungen anpassen

  1. Melde Dich in der Verwaltungsoberfläche an.
  2. Fahre mit der Maus oben in der Hauptnavigation auf Produkte und wähle im Dropdown-Menü Zahlungsarten aus.
  3. Klicke in der Übersicht auf das gelbe Stift-Symbol rechts neben der Zahlungsart, die Du bearbeiten möchtest.

  1. Klicke im Dialog auf den Tab Einstellungen.

Hier kannst Du folgende Einstellungen vornehmen:

Zahlungseinstellungen

Rechnungen als bezahlt markieren:

Aktiviere diesen Toggle-Schalter, wenn Rechnungen bei Verwendung dieser Zahlungsart automatisch als bezahlt markiert werden sollen. Deaktiviere ihn, wenn Du die Zahlungsart für Zahlungen auf Ziel nutzen möchtest (siehe Abschnitt unten).

Wichtig: Wenn Du bei Typ "Barzahlung" ausgewählt hast, ist es nicht möglich, dass die Rechnung als nicht bezahlt markiert wird. Barzahlungen gelten immer als sofort bezahlt.
Hinweis: Ist die Einstellung "Rechnungen als bezahlt markieren" deaktiviert, kann diese Zahlungsart später nicht verwendet werden, um einer Rechnung einen Zahlungsfluss zuzuweisen oder sie als bezahlt zu markieren.

Zahlung nur als Teilzahlungsart verwenden:

Aktiviere diese Option, wenn die Zahlungsart nur bei Teilzahlungen angezeigt werden soll (z.B. für Anzahlungen oder Restbeträge).

Trinkgeldabfrage aktivieren:

Aktiviere diese Option, damit Deine Mitarbeiter beim Kassieren ein Trinkgeld erfassen können.

Weitere Einstellungen

Was soll nach Rechnungserstellung in der Kassenoberfläche passieren?

Wähle aus dem Dropdown-Menü die gewünschte Aktion (z.B. "Standardeinstellung", "Neuer Beleg", "Warenkorb leeren").

Rechner aktivieren:

Aktiviere den Toggle-Schalter, um den Wechselgeldrechner (Rückgeldrechner) zu aktivieren. Dieser hilft Deinen Mitarbeitern, das Rückgeld schnell zu berechnen.

Kassenlade öffnen:

Aktiviere diese Option, damit die Kassenlade automatisch beim Abschluss des Bezahlvorgangs geöffnet wird.

Wichtig: Die Kassenlade kann nur dann automatisch geöffnet werden, wenn sie an den ausgewählten Drucker angeschlossen ist!

Standardmäßige Rechnungskopien drucken:

Wähle aus dem Dropdown-Menü die gewünschte Anzahl an Rechnungskopien, die automatisch gedruckt werden sollen (z.B. "Keine Kopien", "1 Kopie", "2 Kopien").

Null-Bon:

Aktiviere diese Option, um alle abgerechneten Positionen auf den Preis 0,00 € zu setzen (z.B. für Eigenverbrauch oder Warenmuster).

ACHTUNG! Diese Option setzt alle abgerechneten Positionen auf Preis 0,00 €. Bitte sprich diese Option vorerst mit Deinem Steuerberater ab!

Einkaufspreise verwenden:

Aktiviere diese Option, um beim Abrechnen den Einkaufspreis statt des Verkaufspreises zu verwenden (z.B. für interne Abrechnungen).

Klicke unten im Dialog auf SPEICHERN, um die Änderungen zu übernehmen. Die Einstellungen sind jetzt aktiv und werden beim nächsten Bezahlvorgang mit dieser Zahlungsart angewendet.

Zahlungen auf Ziel einrichten

Möchtest Du Deinen Kunden die Option bieten, auf Ziel zu bezahlen (also ohne sofortige Bezahlung), musst Du eine spezielle Zahlungsart anlegen. Diese Zahlungsart markiert Rechnungen als nicht bezahlt, sodass Du sie später als bezahlt markieren kannst, wenn die Zahlung eingegangen ist.

Lege eine neue Zahlungsart an (siehe Abschnitt "Neue Zahlungsart hinzufügen" oben).

  1. Gib der Zahlungsart einen Namen wie "Zahlung auf Ziel" oder "Rechnung".
  2. Klicke im Dialog auf den Tab Einstellungen.
  3. Deaktiviere den Toggle-Schalter bei Rechnungen als bezahlt markieren.
  4. Klicke unten im Dialog auf SPEICHERN.

Nach dem Speichern erscheint in der Zahlungsarten-Übersicht ein zweiter Tab: Zahlungseingang. Hier kannst Du die Zahlungsarten hinterlegen, die Du verwenden möchtest, um Rechnungen auf Ziel nachträglich als bezahlt zu markieren.

Tipp: Die Zahlungsarten "Barzahlung" und "Kartenzahlung" werden hier bereits standardmäßig angezeigt.

Zahlungsart für Zahlungseingang hinzufügen

  1. Klicke oben im Tab Zahlungseingang auf das blaue Plus-Symbol (+).
  2. Wähle im Pop-up-Menü die Option Neue Zahlungsart für Zahlungseingänge erstellen aus.

  1. Gib im Feld Name einen Namen für die Zahlungsart ein (z.B. "Überweisung erhalten", "Lastschrift eingegangen").
  2. Optional: Gib im Feld Beschreibung eine interne Notiz ein.
  3. Optional: Gib im Feld Kontonummer die Buchhaltungskontonummer für den Export ein (z.B. die Kontonummer Deines Bankkontos).
Tipp: Im Falle von "Überweisung erhalten" ist es empfehlenswert, das Buchhaltungskonto Deines Bankkontos zu hinterlegen.
  1. Klicke unten im Dialog auf SPEICHERN.

Die neue Zahlungsart erscheint jetzt im Tab Zahlungseingang und kann verwendet werden, um Rechnungen auf Ziel als bezahlt zu markieren.

Tipp: Wenn Du eine Zahlung auf Ziel als bezahlt markieren möchtest, erscheinen die hier hinterlegten Zahlungsmethoden zur Auswahl an!

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