Wie richte ich meine Buchhaltungskonten ein

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Buchhaltungskonten (Kontonummern) helfen Dir, Deine Umsätze und Zahlungen automatisch den richtigen Konten in Deiner Buchhaltung zuzuordnen. Das erleichtert den Export für Deinen Steuerberater und sorgt für eine saubere, nachvollziehbare Buchhaltung. In dieser Anleitung zeigen wir Dir, wie Du Konten an verschiedenen Stellen im System hinterlegst und wie die Vererbungslogik funktioniert.

So funktioniert die Konto-Hierarchie

ready2order verwendet eine Hierarchie bei der Zuordnung von Konten. Je spezifischer ein Konto hinterlegt ist, desto höher ist seine Priorität:

  1. Steuersätze (Basis): Konten gelten für alle Produkte mit diesem Steuersatz
  2. Produktgruppen (Vorrang): Überschreibt das Konto des Steuersatzes für alle Produkte in der Gruppe
  3. Einzelne Produkte (höchste Priorität): Überschreibt alle anderen Einstellungen

Tipp: Hinterlege Konten am besten zuerst bei den Steuersätzen als Basis. Für spezielle Produktgruppen oder einzelne Produkte kannst Du dann gezielt andere Konten zuweisen.

Hinweis: Bevor Du Konten hinterlegen kannst, musst Du diese zunächst anlegen. Wie das geht, erfährst Du in diesem Artikel. Falls Du ein Hilfskonto (Gegenkonto) einrichten möchtest, findest Du die Anleitung hier.

Konten bei Steuersätzen hinterlegen

Diese Konten gelten als Basis für alle Produkte, die den jeweiligen Steuersatz verwenden. Die Konten werden über die Steuersätze vererbt.

Schritt-für-Schritt:

  1. Melde Dich in der Verwaltungsoberfläche an.
  2. Klicke oben rechts auf Einstellungen (Zahnräder-Symbol).
  3. Klicke in der linken Seitenleiste im Bereich Buchhaltung auf Steuersätze.
  4. In der Tabelle siehst Du die Spalte Kontonummer bei jedem Steuersatz.
  1. Klicke auf das Dropdown-Menü Kein Konto gewählt (oder das bereits ausgewählte Konto) beim gewünschten Steuersatz.
  2. Wähle aus der Liste das gewünschte Konto aus.
  3. Das Konto wird automatisch gespeichert.

Die Kontonummer gilt jetzt für alle Produkte mit diesem Steuersatz.

Konten bei Produktgruppen hinterlegen

Das Konto einer Produktgruppe gilt für alle Produkte in dieser Gruppe und überschreibt das Konto des Steuersatzes.

Schritt-für-Schritt:

  1. Melde Dich in der Verwaltungsoberfläche an.
  2. Fahre mit der Maus in der oberen Hauptnavigation auf Produkte und klicke im Dropdown auf Produktgruppen.
  3. Klicke in der Liste auf den Namen der gewünschten Produktgruppe, um ihre Einstellungen zu öffnen.
  1. Wechsle im Dialog zum Tab Auswertung.
  2. Wähle aus dem Dropdown-Menü Kontonummer das gewünschte Konto aus.
  3. Klicke unten rechts auf SPEICHERN, um die Änderungen zu übernehmen.

Das Konto gilt jetzt für alle Produkte in dieser Produktgruppe. Produkte mit einem direkt hinterlegten Konto werden davon aber nicht beeinflusst.

Konten bei einzelnen Produkten hinterlegen

Konten, die direkt bei einem Produkt hinterlegt werden, haben die höchste Priorität und überschreiben alle anderen Einstellungen (Produktgruppen und Steuersätze).

Schritt-für-Schritt:

  1. Melde Dich in der Verwaltungsoberfläche an.
  2. Klicke oben in der Hauptnavigation auf Produkte.
  3. Klicke in der Produktliste auf das Stift-Symbol (gelb) beim gewünschten Produkt, um es zu bearbeiten.
  1. Im Tab Allgemein findest Du das Feld Kontonummer. Wähle aus dem Dropdown-Menü das gewünschte Konto aus. Standardmäßig ist hier "identisch mit Produktgruppe" ausgewählt.
  2. Klicke auf ÄNDERUNGEN SPEICHERN.

Das Konto gilt jetzt für dieses spezifische Produkt.

Konten bei Zahlungsarten hinterlegen

Bei Zahlungsarten kannst Du festlegen, auf welches Konto die Zahlung gebucht wird. Zusätzlich kannst Du einstellen, dass das Kundenkonto vererbt wird (z.B. bei offenen Rechnungen).

Schritt-für-Schritt:

  1. Melde Dich in der Verwaltungsoberfläche an.
  2. Fahre mit der Maus in der oberen Hauptnavigation auf Produkte und klicke im Dropdown auf Zahlungsarten.
  3. Klicke auf das gelbe Stift-Symbol bei der gewünschten Zahlungsart, um sie zu bearbeiten.
  1. Im Feld Kontonummer wählst Du eines der bereits angelegten Konten aus.
    • Dieses Konto wird für die Habenbuchung bei dieser Zahlungsart verwendet.
      Optional: Im Feld Kontonummer übertragen von kannst Du einstellen, dass das Kundenkonto bei der Sollbuchung vererbt wird (z.B. bei offenen Rechnungen). Wenn aktiviert, wird bei der Sollbuchung das Kundenkonto als Konto hinterlegt.
  2. Klicke unten auf Speichern, um die Änderungen zu übernehmen.

Hinweis: Wird bei einer Zahlungsart kein Konto hinterlegt, füllt das System das Feld "Kontonummer" im Export automatisch mit dem Standardkonto 2000.

Beispiel-Export Barzahlung:

Beispiel-Export offene Rechnung:

Wichtig: Wenn Du einen Kunden nachträglich einer Rechnung zuweist und bei der verwendeten Zahlungsart die Funktion "Kontonummer vererben" aktiviert ist, musst Du die Kontonummern neu setzen (siehe Abschnitt unten), um die neu zugewiesene Kundennummer rückwirkend einzupflegen.

Tipp: Möchtest Du eine Kundennummer ändern, folge der Anleitung in diesem Artikel.

Konten bei Kassenbuchkategorien hinterlegen

Um Konten bei Kassenbuchkategorien zu hinterlegen, folge der Anleitung in diesem Artikel.

Wichtig: Wenn Du Änderungen bei bestehenden Kontonummern durchführst, musst Du die Kontonummern neu setzen, um diese für bereits erstellte Buchungen rückwirkend zu übernehmen. Ohne diesen Schritt werden alte Buchungen mit den alten Kontonummern exportiert.

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