Wie funktioniert die manuelle Jahresbelegsprüfung?

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Die Jahresbelegsprüfung verstehen

(Nur für Kunden aus Österreich)

Seit 2017 müssen aufgrund der Registrierkassensicherheitsverordnung die Jahresbelege aller Unternehmen in Österreich geprüft werden. Als Unternehmer musst du daher deinen Jahresbeleg am Ende des Kalenderjahres erstellen, dem Finanzamt übermitteln, und danach sicher aufbewahren.

Falls du dies nicht am Ende des Jahres schaffen solltest, hast du bis zum 15. Februar (also, genau 45 Tage nach Ende des Kalenderjahres) Zeit, dies zu erledigen.

Des Weiteren ist es wichtig zu erwähnen, dass der letzte Monatsbeleg aus dem Kalenderjahr als Jahresbeleg bezeichnet wird (im Normalfall also der Monatsbeleg vom Dezember; bei Saisonbetriebe kann es auch ein früherer Monatsbeleg sein).

Wie jeder Monatsbeleg ist auch der Jahresbeleg ein Nullbeleg. Für die Erstellung des Jahresbeleges gilt außerdem das Kalenderjahr. Eine Anpassung an ein abweichendes Wirtschaftsjahr ist nicht vorhergesehen. 

Wie wird die Prüfung durchgeführt?

Die Prüfung kann manuell geschehen oder mit der automatischen Jahresbelegsprüfung von ready2order durchgeführt werden.

Wenn man die Jahresbelegsprüfung manuell macht, braucht man eine externe App vom Bundesministerium für Finanzen. Mit dieser müssen die Jahresbelege eingescannt und eingetragen werden, was Zeit und Ressourcen kostet. Des Weiteren muss dann deine Jahresbelegsprüfung von dir als Unternehmer koordiniert werden – du musst dafür sorgen, dass das Finanzamt alle Dateien bekommt, und am Ball bleiben, wenn die Überprüfung geschehen ist. Gegebenenfalls musst du, wenn ein Fehler passiert oder wenn ein Scan nicht erfolgreich war, diesen Prozess wiederholen. Wenn du die Jahresbelegsprüfung manuell durchführst, muss der ausgedruckte Beleg außerdem 7 Jahre aufbewahrt werden.

ready2order übernimmt keine Haftung oder Hilfe bei der manuellen Jahresbelegsprüfung. Sollte es zu Unklarheiten kommen, wende dich bitte an FinanzOnline oder an deinen Steuerberater. 

Die manuelle Jahresbelegsprüfung

Dafür benötigst du:

  • Einen FinanzOnline Zugang
  • Ein Smartphone bzw. Tablet (Android, iOS)
  • Die BMF Belegcheck App
  • Einen A4-Drucker zum Ausdruck des Jahresbelegs

Wenn du die Jahresbelegsprüfung manuell durchführst, gehst du wie folgt vor:

  1. Steige mit deinen individuellen Zugangsdaten in FinanzOnline ein
  2. Auf der Hauptseite findest du den Punkt "Registrierkassen
  3. Klicke im Punkt “Registrierkassen” auf “Belegprüfung
  4. Klicke auf "Verwaltung von Authentifizierungscodes für App zur Prüfung der Kassenbelege"
  5. Wenn kein Code vorhanden ist, dann klicke auf “Code anfordern
  6. In der Liste aller aktiven Authentifizierungscodes ist der 12-stellige Code zu finden
  7. Nun musst du den Jahresbeleg in der Verwaltungsoberfläche ausdrucken:
    1. Klicke rechts oben auf Einstellungen
    2. Klicke im linken Reiter auf Signaturpflicht
    3. Klicke auf "Jahresbelegsprüfung manuell durchführen"
    4. Klicke auf "Manuelle Jahresbelegsprüfung ausgewählt. Monatsbelege jetzt aufrufen"
    5. Klicke auf "Monatsbeleg aufrufen"
  8. Drucke den Jahresbeleg mit einem A4-Drucker aus
  9. Halte in diesem Jahresbeleg den QR-Code bereit 
  10. Lade dir die App namens “BMF Belegcheck” herunter und öffne diese
  11. Klicke auf "Code scannen"
  12. Klicke auf "QR-Code auf dem Beleg im Lesefenster scannen"
  13. Scanne nun den QR-Code auf deinem Jahresbeleg
  14. Gib' nun den Authentifizierungscode ein.

Nachdem du die manuelle Prüfung durchgeführt hast, musst du noch folgende Schritte erledigen:

  1. Logge dich in der Verwaltungsoberfläche ein
  2. Klicke rechts oben auf Einstellungen
  3. Klicke im linken Reiter auf Signaturpflicht
  4. Klicke auf "Manuelle Jahresbelegsprüfung ausgewählt. Monatsbelege jetzt aufrufen"
  5. Klicke auf "Jahresbeleg manuell übermittelt"
  6. Du siehst nun eine Bestätigung, dass die Übermittlung erledigt wurde!
Achtung: Wenn du die Jahresbelegsprüfung manuell durchführst, muss der ausgedruckte Beleg 7 Jahre aufbewahrt werden!