Einen Datenimport durchführen
Wenn Du bereits Kunden, Produkte, Buchhaltungskonten oder Gutscheine in einer Excel-Tabelle erfasst hast, kannst Du diese mit wenigen Klicks in ready2order importieren – das spart Dir Zeit und vermeidet manuelle Eingabefehler. Der Datenimport eignet sich auch perfekt, um Daten von einem anderen ready2order Account zu übertragen oder wenn Du von einem anderen Kassensystem wechselst. In dieser Anleitung zeigen wir Dir, wie Du die Importvorlagen nutzt und Deine Daten sicher importierst.
Hinweis: Diesen Datenimport kannst Du auch anwenden, wenn Du Produkte, Kunden, Buchhaltungskonten oder Gutscheine von Deinem Account auf einen anderen 1:1 übertragen möchtest. Führe dazu zunächst den Datenexport durch. Beachte, dass es nicht möglich ist, Buchhaltungskonten von einem anderen ready2order Account zu exportieren.
Wichtig: Führe vor dem Import den Tagesabschluss durch! Die Fehlermeldung "Operation is not allowed when daily report is open" wird angezeigt, wenn der Tag in der Kassenoberfläche noch offen ist. Bitte schließe den Tag und versuche erneut den Datenimport zu machen.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Schritt 1: Importvorlage herunterladen und ausfüllen
- Melde Dich in der Verwaltungsoberfläche an.
- Klicke oben rechts auf Einstellungen.
- Klicke in der linken Seitenleiste im Bereich Daten auf Datenimport.
- Lade Dir die passende Importvorlage herunter:
- Importvorlagen für Produkte hier downloaden – für Produktdaten
- Importvorlagen für Kunden hier downloaden – für Kundendaten
- Importvorlagen für Buchhaltungskonten hier downloaden – für Buchhaltungskonten
- Vorlage für Gutscheinimport – für Gutscheine
Du siehst nun die Seite Daten / Datenimport mit allen verfügbaren Importvorlagen und den Pflichtfeldern für jeden Importtyp.
Hinweis: Nutze am besten IMMER die Importvorlage von ready2order! Andernfalls werden Deine Kunden/Produkte/Buchhaltungskonten/Gutscheine nicht unbedingt korrekt übernommen! Bitte beachte auch auf eine korrekte Formatierung, da sonst Probleme auftreten können. Solltest Du nicht weiter wissen oder Dir unsicher sein, kannst Du jederzeit unseren Support (support@ready2order.com) kontaktieren.
Importvorlage ausfüllen (am Beispiel Produkte)
Die folgenden Schritte zeigen Dir, wie Du die Importvorlage für Produkte ausfüllst. Der Ablauf ist für Kunden, Konten und Gutscheine identisch – nur die Pflichtfelder unterscheiden sich.
- Öffne die heruntergeladene Importvorlage in Excel.
- Du siehst in der Vorlage bereits Beispielprodukte mit korrekter Formatierung.
- Trage Deine eigenen Produkte zeilenweise ein und orientiere Dich dabei an den Beispielen.
- Fülle alle Pflichtfelder aus (siehe Liste oben auf der Datenimport-Seite):
- Produktname – Der Name des Produkts
- Preis – Der Verkaufspreis
- Steuersatz – Die Umsatzsteuer in Prozent (z.B. 20, 10, 13)
- Produktgruppe – Die Kategorie (Untergruppen können mit "/" getrennt werden)
- Für Felder mit 0 oder 1:
- 1 = Manuelle Preisangabe aktiviert (Preis kann bei Verkauf angepasst werden)
- 0 = Manuelle Preisangabe deaktiviert (der eingetragene Preis wird fix verrechnet)
- Arbeite alle Felder Schritt für Schritt ab und orientiere Dich immer an der Vorlage.
- Speichere die ausgefüllte Importvorlage als .xlsx oder .csv Datei.
Tipp: Eine Erklärung zu allen Spaltenbezeichnungen findest Du in der Spaltenbezeichnungen-Dokumentation.
Wichtig zu Einkaufspreisen: Bitte beachte, dass Du für die Einkaufspreise nur den Brutto- oder Nettopreis eingibst. Anhand der eingegebenen Umsatzsteuer wird dann der jeweilige Brutto- oder Nettobetrag automatisch kalkuliert. Gibst Du sowohl Brutto- als auch Nettopreis ein, kann kein Import durchgeführt werden, da eine Fehlermeldung angezeigt wird.
Hinweis: Bei Angabe eines Lieferantennamens sind die Spalten für den Einkaufspreis Pflichtfelder!
Schritt 2: Importvorlage hochladen und importieren
- Stelle sicher, dass Du den Tagesabschluss bereits durchgeführt hast.
- Melde Dich in der Verwaltungsoberfläche an (falls Du nicht mehr angemeldet bist).
- Klicke oben rechts auf Einstellungen.
- Klicke in der linken Seitenleiste im Bereich Daten auf Datenimport.
- Wähle bei Daten importieren den gewünschten Datentyp aus dem Dropdown-Menü:
- Kunden
- Produkte
- Konten (Buchhaltungskonten)
- Gutscheine
- Klicke auf Datei auswählen, um Deine ausgefüllte Excel-Datei hochzuladen.
- Die hochgeladene Datei erscheint unter Hochgeladene Dateien mit Dateiname und Upload-Zeitpunkt.
- Klicke auf den entsprechenden Button:
- Kunden importieren
- Produkte importieren
- Konten importieren
- Gutscheine importieren
- Überprüfe in der Import-Vorschau die importierten Daten.
- Klicke auf den grünen Button Importieren, um den Import abzuschließen.
Du siehst nun eine Erfolgsmeldung, dass die Daten erfolgreich importiert wurden. Falls Fehler in einzelnen Zeilen aufgetreten sind, kannst Du die fehlerhaften Zeilen herunterladen, korrigieren und erneut importieren.
Fehlerbehebung: Warum lässt sich meine Excel-Datei nicht hochladen?
Es gibt zwei häufige Gründe, warum der Import der Excel-Vorlage nicht funktioniert:
- Das Format ist nicht kompatibel. Es können nur .xlsx und .csv Formate verwendet werden! Andere Formate (z.B. .xls, .ods) werden nicht unterstützt.
- Du hast den Tag nicht geschlossen. Bitte schließe den Tag (Tagesabschluss), bevor Du den Datenimport durchführst. Andernfalls erhältst Du die Fehlermeldung "Operation is not allowed when daily report is open".
Weitere Informationen
- Spaltenbezeichnungen erklärt: Alle Infos zu den Spaltennamen/Spaltenbezeichnungen für den Produktimport hier, falls Du nicht weißt, was genau Du eintragen musst.
- Datenexport: Hier findest Du eine Anleitung zum Datenexport. Beachte bitte, dass keine Buchhaltungskonten exportiert werden können.
Tipp: Unser Kundensupport (support@ready2order.com) steht Dir gerne bei Fragen zur Verfügung.
