Datenexport

Du möchtest Deine Umsatzdaten für die Buchhaltung exportieren, das Journal für eine Kassennachschau bereitstellen oder Kunden- und Produktdaten sichern? Mit den Export-Funktionen von ready2order kannst Du verschiedene Daten direkt aus der Verwaltungsoberfläche als Excel-Datei (CSV) oder PDF herunterladen. Das ist besonders nützlich für Steuerprüfungen, externe Analysen, Datensicherungen oder wenn Du Daten zwischen ready2order-Accounts übertragen möchtest.

In diesem Artikel zeigen wir Dir, wie Du Umsatzdaten, Journal-Protokolle und Stammdaten exportierst.

Umsatzdaten exportieren

Mit dem Umsatzdaten-Export lädst Du Deine Verkaufsdaten nach Jahren, Monaten oder Zahlungsarten sortiert herunter – ideal für Deine Buchhaltung oder Steuerberatung.

Schritt-für-Schritt:

  1. Melde Dich in der Verwaltungsoberfläche an.
  2. Klicke oben rechts auf Einstellungen (Zahnräder-Symbol).
  3. Klicke in der linken Seitenleiste im Bereich Daten auf Datenexport.
  4. Der Tab Umsatzdaten wird standardmäßig angezeigt.

Du siehst nun verschiedene Export-Optionen. Wähle den gewünschten Export aus:

Umsatzdaten nach Jahren oder Monaten

  1. Wähle aus dem Dropdown-Menü links neben der gewünschten Option den Zeitraum aus (z.B. "Jan - Jan 2026" oder "2026").
  2. Klicke rechts neben der Option auf das grüne Wolken-Symbol, um den Export herunterzuladen.

Verfügbare Export-Optionen:

  • Daten pro Jahr herunterladen: Umsatzdaten nach Jahren sortiert
  • Daten pro Monat herunterladen: Umsatzdaten nach Monaten sortiert
  • Umsatzdaten nach Zahlungsart pro Tag exportieren: Detaillierte Aufschlüsselung nach Zahlungsmethode

Stornierungen exportieren

Falls Du stornierte Buchungen separat exportieren möchtest:

  1. Wähle im Abschnitt Stornierungen aus dem Dropdown-Menü das Jahr aus.
  2. Klicke rechts auf das grüne Wolken-Symbol, um die Stornodaten herunterzuladen.
Wichtig: Bitte beachte, dass in den Stornodaten nur die Datensätze erscheinen, die Du bspw. in der Gastronomie nachträglich von einem Tisch storniert hast. Bei manuellen Retourbuchungen (also Stornierungen von einzelnen Positionen einer Rechnung oder einer ganzen Rechnung) findest Du die entsprechenden Datensätze ganz normal in der Umsatztabelle mit negativem Vorzeichen.

Rechnungen exportieren oder drucken

Du kannst auch alle Rechnungen als Liste exportieren oder auf Deinem Rechnungsdrucker ausdrucken:

  1. Wähle im Abschnitt Rechnungen den gewünschten Monat aus dem Dropdown-Menü aus.
  2. Klicke rechts auf das grüne Wolken-Symbol (für Export) oder das Drucker-Symbol (zum Ausdrucken).

Die Rechnungsliste wird als Excel-Datei heruntergeladen oder direkt gedruckt.

Journal für Kassennachschau exportieren

Das Journal dokumentiert alle Aktionen in Deiner Kasse lückenlos – das ist gesetzlich vorgeschrieben und wird bei Steuerprüfungen (Kassennachschauen) benötigt. Du kannst zwei verschiedene Journal-Protokolle exportieren.

Schritt-für-Schritt:

  1. Melde Dich in der Verwaltungsoberfläche an.
  2. Klicke oben rechts auf Einstellungen (Zahnräder-Symbol).
  3. Klicke in der linken Seitenleiste auf Datenexport (grünes Wolken-Symbol).
  4. Klicke oben im Hauptbereich auf den Tab Journal.
  5. Wähle aus dem Dropdown-Menü Zeitraum das gewünschte Jahr aus (z.B. "2026").

Du kannst nun zwischen verschiedenen Journal-Exporten wählen:

Datenerfassungsprotokoll (Hauptjournal)

  1. Klicke rechts neben Datenerfassungsprotokoll herunterladen auf das grüne Wolken-Symbol.

Dieses Protokoll enthält das komplette Buchungsjournal mit allen Rechnungen, Buchungen, Stornierungen etc.

Wichtig für Gastronomiebetriebe: Bitte stelle sicher, dass keine offenen Buchungen auf Deinen Tischen existieren, damit die Datei vollständig ist. Nur abgerechnete oder stornierte Buchungen befinden sich in dieser Datei.

Dokumentationsjournal (Volltext-Protokoll)

  1. Klicke rechts neben Zusätzliches Dokumentationsjournal herunterladen auf das grüne Wolken-Symbol.

Hier findest Du alle Aktionen, die im Kassensystem durchgeführt wurden, als Volltext – ideal für detaillierte Nachvollziehbarkeit.

Weitere Journal-Exporte

Zusätzlich stehen Dir folgende Exporte zur Verfügung:

  • Alle Datenbankänderungen exportieren: Dokumentiert alle Änderungen in der Datenbank
  • Alle unabgerechneten Positionen exportieren: Zeigt noch offene Buchungen

Klicke jeweils auf das grüne Wolken-Symbol rechts, um den Export herunterzuladen.

Kunden und Produkte (Stammdaten) exportieren

Du kannst Deine Kunden- und Produktdaten exportieren – zum Beispiel für externe Analysen oder um sie zwischen ready2order-Accounts zu übertragen.

Hinweis: Aktuell kannst Du nur Deine Produkt- und Kundenstammdaten exportieren. Dies wird laufend erweitert.

Schritt-für-Schritt:

  1. Melde Dich in der Verwaltungsoberfläche an.
  2. Klicke oben rechts auf Einstellungen (Zahnräder-Symbol).
  3. Klicke in der linken Seitenleiste auf Datenexport (grünes Wolken-Symbol).
  4. Klicke oben im Hauptbereich auf den Tab Stammdaten.

Kunden exportieren

  1. Klicke rechts neben Alle Kunden exportieren auf das grüne Wolken-Symbol.

Die Kundenliste wird als Excel-Datei (CSV) heruntergeladen.

Produkte exportieren

  1. Klicke rechts neben Alle Produkte exportieren auf das grüne Wolken-Symbol.

Die Produktliste wird als Excel-Datei (CSV) heruntergeladen.

Wichtig: Beim Export von Produkten werden lediglich Produkte exportiert. Produktvariationen werden nicht exportiert!

Tipp: Alle exportierten Dateien werden als Excel-Dateien (CSV) heruntergeladen und können direkt in Excel, Google Sheets oder Deiner Buchhaltungssoftware geöffnet werden.

Hinweis: Wenn Du Daten in ready2order importieren möchtest, findest Du hier eine Anleitung zum Datenimport.

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