E-Rechnung: Was Du wissen musst!

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Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnungspflicht für B2B-Leistungen in Deutschland schrittweise eingeführt. Mit ready2order ist es einfach, gesetzeskonforme E-Rechnungen zu erstellen. Alle wichtigen Informationen dazu haben wir hier für Dich zusammengefasst.

Hinweis: ready2order stellt die E-Rechnung nach der EU-Norm EN16931 bereit – und damit nicht nur für Deutschland.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine digitale Rechnung, die in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format vorliegt. Sie ermöglicht eine automatische Verarbeitung durch Buchhaltungsprogramme und erfüllt alle rechtlichen und technischen Anforderungen. Im Gegensatz zu herkömmlichen Rechnungen, die oft nur als PDF oder in Papierform vorliegen, enthält die E-Rechnung standardisierte Daten (z. B. im XML-Format), die eine manuelle Dateneingabe überflüssig machen.

Wie erstellst Du eine E-Rechnung in Deiner Kasse?

Mit ready2order ist der Prozess der E-Rechnungserstellung ganz einfach. Jede Rechnung, die Du im A4-PDF-Format generierst, enthält automatisch eine gesetzeskonforme E-Rechnung. Diese wird als XML-Datei direkt in das PDF eingebettet. So kannst Du die Rechnung wie gewohnt im PDF-Format ansehen, während die angehängte XML-Datei eine einfache und automatisierte Weiterverarbeitung ermöglicht.

E-Rechnung als XML in PDF eingebettet

Hinweis: Nicht alle PDF-Programme können die XML-Datei anzeigen (Adobe Acrobat wurde für das Beispiel im Bild verwendet).

Eine E-Rechnung wird über folgende Aktionen nach der Rechnungserstellung generiert:

  • Alle "Digitaler Beleg"-Aktionen (nach dem Scannen des QR-Codes enthält das heruntergeladene PDF die E-Rechnung)
  • Rechnung als E-Mail senden (die angehängte PDF enthält die E-Rechnung)
  • PDF-Rechnung über die Verwaltung öffnen (A4)
Hinweis: Bei der Aktion "Drucken und als PDF öffnen" wird aufgrund des Druckens keine XML angehängt. Die gleiche Rechnung kann aber nachträglich heruntergeladen oder per E-Mail versendet werden – sie enthält dann die XML.

Was solltest Du beachten?

Wichtig: Damit alles reibungslos läuft und eine konforme E-Rechnung erstellt werden kann, müssen bestimmte Daten vor der Rechnungserstellung ausgefüllt sein.

Unternehmensdaten prüfen

Überprüfe einmalig Deine Unternehmensdaten in der Verwaltungsoberfläche:

  1. Melde Dich in der Verwaltungsoberfläche an.
  2. Klicke oben rechts auf Einstellungen (Zahnräder-Symbol).
  3. Klicke in der linken Seitenleiste im Bereich Konto auf Unternehmensdaten.
  4. Überprüfe, ob in beiden Tabs ("Unternehmensprofil" und "Geschäftslokal (readyAccount)") alle Pflichtfelder (mit * gekennzeichnet) vollständig und korrekt ausgefüllt sind.
  5. Klicke unten auf Speichern, um die Änderungen zu übernehmen.
Unternehmensdaten Pflichtfelder

Kundendaten prüfen

Vergewissere Dich außerdem, dass bei dem Kunden, für den die Rechnung ausgestellt wird, mindestens der Unternehmensname, der Vor- und Nachname der Kontaktperson und das Land in den Kundendaten enthalten sind. In bestimmten Fällen sind auch die UID / USt-IdNr., die Leitweg-ID (bei Rechnungen an die Regierung/Behörden) oder die Lieferantennummer verpflichtend.

Die Leitweg-ID und Lieferantennummern sind Nummern, die Dir Dein Kunde mitteilt und in der E-Rechnung bei Deinen Daten angegeben werden. Die Lieferantennummer kann sich dabei von Kunde zu Kunde unterscheiden – sie wird daher nicht in den Unternehmensdaten, sondern direkt beim jeweiligen Kunden gepflegt.

Kundendaten für E-Rechnung

Darüber hinaus kannst Du für Deine Zahlungsarten eine IBAN hinterlegen, die dann ebenfalls in die E-Rechnung aufgenommen wird:

IBAN für Zahlungsarten hinterlegen

Hinweis: Bitte denke daran, dass Du selbst für die Korrektheit der eingegebenen Daten verantwortlich bist.

Weitere Informationen zur E-Rechnung findest Du auf der Website des Bundesministeriums.

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