E-Rechnung: Was Du wissen musst!

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Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnungspflicht für B2B-Leistungen in Deutschland schrittweise eingeführt. Mit ready2order ist es einfach, gesetzeskonforme E-Rechnungen zu erstellen. Alle wichtigen Informationen dazu haben wir hier für Dich zusammengefasst.

ready2order stellt die E-Rechnung nach der EU-Norm EN16931 bereit und somit nicht nur für Deutschland.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine digitale Rechnung, die in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format vorliegt. Sie ermöglicht eine automatische Verarbeitung durch Buchhaltungsprogramme und erfüllt dabei alle rechtlichen und technischen Anforderungen. Im Gegensatz zu herkömmlichen Rechnungen, die oft nur als PDF oder in Papierform vorliegen, enthält die E-Rechnung standardisierte Daten (z. B. im XML-Format), die eine manuelle Dateneingabe überflüssig machen.

Wie erstellst Du eine E-Rechnung in Deiner Kasse?

Mit ready2order ist der Prozess der E-Rechnungserstellung ganz einfach. Jede Rechnung, die Du im A4-PDF-Format generierst, enthält automatisch eine gesetzeskonforme E-Rechnung. Diese wird als XML-Datei direkt in das PDF eingebettet. So kannst Du die Rechnung wie gewohnt im PDF-Format ansehen, während die angehängte XML-Datei eine einfache und automatisierte Weiterverarbeitung ermöglicht.

Nicht alle PDF-Programme können die XML-Datei anzeigen (Adobe Acrobat wurde für das Beispiel aus dem Bild verwendet).

D.h. über folgende Aktionen nach der Rechnungserstellung wird eine E-Rechnung generiert:

  • Alle "Digitaler Beleg" Aktionen (nach dem Scannen des QR Codes, enthält das heruntergeladene PDF die E-Rechnung)
  • Rechnung als E-Mail senden (die angehängte PDF enthält die E-Rechnung)
  • PDF-Rechnung öffnen (A4)
  • Drucken und als PDF öffnen

Was solltest du beachten?

Damit alles reibungslos läuft und eine konforme E-Rechnung erstellt werden kann, müssen bestimmte Daten vor der Rechnungserstellung ausgefüllt sein.
  • Überprüfe einmalig Deine Unternehmensdaten in den Einstellungen.
  1. Öffne die Einstellungen und gehe zu den Unternehmensdaten.
  2. Überprüfe, ob in beiden Tabs ("Geschäftslokal (readyAccount)" und "Unternehmensprofil") alle Pflichtfelder (mit * gekennzeichnet) vollständig und korrekt ausgefüllt sind.
  3. Speichere anschließend Deine Änderungen.
  • Außerdem solltest Du Dich vergewissern, dass bei dem Kunden, für welchen die Rechnung ausgestellt wird, mindestens der Unternehmensnamen, der Vor- und Nachname der Kontaktperson und das Land in den Kundendaten enthalten sind. In bestimmten Fällen ist auch die UID / USt-IdNr. verpflichtend.
Bitte denke daran, dass Du selbst für die Korrektheit der eingegebenen Daten verantwortlich bist.

Weitere Informationen zu der E-Rechnung findest Du auf der Website des Bundesministeriums.

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