Wie funktioniert die Jahresbelegprüfung?

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Die Jahresbelegprüfung verstehen

Aufgrund der Registrierkassensicherheitsverordnung müssen in Österreich seit 2017 Jahresbelege geprüft werden. Als Unternehmer musst du daher deinen Jahresbeleg am Ende des Kalenderjahres erstellen und aufbewahren. Falls du dies nicht am Ende des Jahres schaffst, hast du bis zum 15. Februar (also, genau 45 Tage nach Ende des Kalenderjahres) Zeit, dies zu erledigen!

Des Weiteren ist es wichtig zu erwähnen, dass der letzte Monatsbeleg aus dem Kalenderjahr als Jahresbeleg bezeichnet wird (im Normalfall also der Monatsbeleg vom Dezember; bei Saisonbetriebe kann es auch ein früherer Monatsbeleg sein). Wie jeder Monatsbeleg ist auch der Jahresbeleg ein Nullbeleg. Für die Erstellung des Jahresbeleges gilt außerdem das Kalenderjahr. Eine Anpassung an ein abweichendes Wirtschaftsjahr ist nicht vorhergesehen. 

Wie wird die Prüfung durchgeführt?

Die Prüfung kann als manuelle Jahresbelegprüfung (mit der App namens BMF Belegcheck) oder mit der automatischen Jahresbelegprüfung von ready2order durchgeführt werden.

Die automatische Jahresbelegprüfung durch ready2order

Wenn du die Jahresbelegprüfung automatisch von ready2order durchführen lassen möchtest, musst du dich um nichts kümmern. Der Jahresbeleg wird automatisch erstellt und im Laufe des ersten Kalendermonats geprüft. Sobald die Prüfung abgeschlossen ist, wirst du per E-Mail darüber informiert.

Deshalb empfehlen wir die automatische Prüfung:

  • Automatische Erstellung des Jahresbelegs
  • Automatische & zeitgerechte Übermittlung des Jahresbelegs an FinanzOnline
  • Automatische Prüfung des Jahresbelegs
  • Automatische E-Mail Benachrichtigung, sobald die Übermittlung durchgeführt wurde
  • Einfach und sorglos
  • Erhebliche Zeitersparnis
Du kannst diese Funktion jederzeit aktivieren, und zum Ende des Jahres wird der Prüfungsbeleg automatisch generiert.

Weitere Vorteile der automatischen Prüfung:

  • Der Jahresbeleg muss nicht mit einem A4 Drucker ausgedruckt werden, da dieser elektronisch erstellt wird
  • Die Aufbewahrungspflicht von 7 Jahren entfällt bei der automatischen Prüfung
Um die automatische Jahresbelegprüfung zu aktivieren, muss eine gültige Zahlungsart in der Verwaltungsoberfläche hinterlegt sein. Das bedeutet, dass entweder ein SEPA Lastschriftmandat oder eine gültige Kreditkartennummer angegeben sein muss. Unter diesem Link findest du eine Anleitung, wie man eine Zahlungsart hinterlegt.

Wo findest du die Funktion für die automatische Prüfung?

Logge dich in deiner Verwaltungsoberfläche ein und gehe wie folgt vor:

  1. Klicke rechts oben auf Einstellungen
  2. Klicke im linken Reiter auf Signaturpflicht
  3. Klicke auf "Automatische Jahresbelegsprüfung ist nicht aktiviert. Jetzt aktivieren"
  4. Setze einen Haken bei "Hiermit stimme ich den AGB der ready2order GmbH zu." Klicke anschließend auf "Aktivieren"
  5. Du siehst nun eine Bestätigung über die automatische Jahresbelegprüfung
Sobald der Jahresbeleg übermittelt wurde, erhältst du eine E-Mail Bestätigung. 

Die manuelle Jahresbelegprüfung via App

Achtung: Wenn du die Jahresbelegprüfung manuell durchführst, muss der ausgedruckte Beleg 7 Jahre aufbewahrt werden!

Dafür benötigst du:

  • Einen FinanzOnline Zugang
  • Ein Smartphone bzw. Tablet (Android, iOS)
  • Die BMF Belegcheck App
  • Einen A4-Drucker zum Ausdruck des Jahresbelegs
ready2order übernimmt keine Haftung oder Hilfe bei der manuellen Jahresbelegprüfung. Sollte es zu Unklarheiten kommen, wende dich bitte an FinanzOnline oder an deinen Steuerberater. 

Wenn du die Jahresbelegprüfung manuell durchführst, gehst du wie folgt vor:

  1. Steige mit deinen individuellen Zugangsdaten in FinanzOnline ein
  2. Auf der Hauptseite findest du den Punkt "Registrierkassen
  3. Klicke im Punkt “Registrierkassen” auf “Belegprüfung
  4. Klicke auf "Verwaltung von Authentifizierungscodes für App zur Prüfung der Kassenbelege"
  5. Wenn kein Code vorhanden ist, dann klicke auf “Code anfordern
  6. In der Liste aller aktiven Authentifizierungscodes ist der 12-stellige Code zu finden
  7. Nun musst du den Jahresbeleg in der Verwaltungsoberfläche ausdrucken:
    1. Klicke rechts oben auf Einstellungen
    2. Klicke im linken Reiter auf Signaturpflicht
    3. Klicke auf "Jahresbelegsprüfung manuell durchführen"
    4. Klicke auf "Manuelle Jahresbelegsprüfung ausgewählt. Monatsbelege jetzt aufrufen"
    5. Klicke auf "Monatsbeleg aufrufen"
  8. Drucke den Jahresbeleg mit einem A4-Drucker aus
  9. Halte in diesem Jahresbeleg den QR-Code bereit 
  10. Lade dir die App namens “BMF Belegcheck” (für Android oder für iOS) herunter und öffne diese
  11. Klicke auf "Code scannen"
  12. Klicke auf "QR-Code auf dem Beleg im Lesefenster scannen"
  13. Scanne nun den QR-Code auf deinem Jahresbeleg
  14. Gib' nun den Authentifizierungscode ein.

Nachdem du die manuelle Prüfung durchgeführt hast, musst du noch folgende Schritte erledigen:
  1. Logge dich in der Verwaltungsoberfläche ein
  2. Klicke rechts oben auf Einstellungen
  3. Klicke im linken Reiter auf Signaturpflicht
  4. Klicke auf "Manuelle Jahresbelegsprüfung ausgewählt. Monatsbelege jetzt aufrufen"
  5. Klicke auf "Als erledigt markieren"
  6. Du siehst nun eine Bestätigung, dass die Übermittlung erledigt wurde!


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