E-Mail-Einstellungen

Wenn Du Rechnungen per E-Mail versendest, möchtest Du womöglich den Standardtext personalisieren oder Dein Logo in der E-Mail zentrieren. Das spart Dir Zeit, weil Du nicht bei jedem Versand den Text neu schreiben musst. Außerdem wirken Deine E-Mails mit einem einheitlichen Design professioneller. In dieser Anleitung zeigen wir Dir, wie Du die E-Mail-Einstellungen in wenigen Schritten anpasst.

Standardtext und Logo-Position anpassen

  1. Melde Dich in der Verwaltungsoberfläche an.
  2. Klicke oben rechts auf Einstellungen (Zahnräder-Symbol).
  3. Klicke in der linken Seitenleiste im Bereich Grundeinstellungen auf E-Mail. Der Tab Standardtexte wird nun standardmäßig angezeigt.
E-Mail-Einstellungen in der Verwaltungsoberfläche
  1. Bearbeite im Feld Standardtext für Versand einer Rechnung per E-Mail Deinen gewünschten Text und gestalte ihn mit den Formatierungsoptionen (Fett, Kursiv, Listen, Links) nach Bedarf.
  2. Aktiviere den Schalter bei Logo in E-Mails zentrieren, falls Du Dein Logo in der Mitte anzeigen möchtest. Standardmäßig wird das Logo linksbündig angezeigt.
Einstellung zum Zentrieren des Logos in E-Mails

Deine Änderungen werden automatisch gespeichert und sofort beim nächsten Rechnungsversand verwendet.

Eigenen Mailserver (SMTP) einrichten

Falls Du einen eigenen E-Mail-Server verwenden möchtest, kannst Du dies ebenfalls in den E-Mail-Einstellungen konfigurieren:

  1. Klicke oben im Hauptbereich auf den Tab Eigener E-Mail-Server.
  2. Aktiviere den Schalter bei SMTP-Server verwenden.
  3. Gib folgende Daten ein:
    • SMTP-Server: Die Adresse Deines Mailservers (z.B. mail.example.com)
    • SMTP-Benutzername: Dein Benutzername für den Mailserver
    • SMTP-Passwort: Dein Passwort für den Mailserver
    • SMTP-Port: Der Port Deines Mailservers (Standard: 587)
    • SMTP-Verschlüsselung: Wähle die Verschlüsselungsmethode ("Keine Verschlüsselung", "TLS", "SSL")
  4. Gib im Feld E-Mail senden als die E-Mail-Adresse ein, die als Absender angezeigt werden soll.
  5. Klicke unten links auf SPEICHERN, um die SMTP-Einstellungen zu übernehmen.
  6. Optional: Nutze die Funktion Einfaches Überprüfen Deiner Einstellungen, um eine Test-E-Mail zu senden:
    • Gib im Feld Testmail senden an Deine E-Mail-Adresse ein.
    • Klicke auf Testmail senden.
    • Prüfe, ob die Test-E-Mail angekommen ist.
Eigenen E-Mail-Server einstellen in der Verwaltungsoberfläche
Wichtig: Alle Daten werden verschlüsselt gespeichert. Falls Du unsicher bist, welche SMTP-Einstellungen Du verwenden sollst, wende Dich an Deinen E-Mail-Provider oder IT-Administrator.

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