Die Rechnungseinstellungen ermöglichen Dir, Deine Rechnungen genau an Deine geschäftlichen Anforderungen und rechtlichen Vorgaben anzupassen. Ob Du Dein Logo einbinden, die Mehrwertsteuer korrekt ausweisen oder den QR-Code für digitale Belege anpassen möchtest – hier findest Du alle verfügbaren Optionen auf einen Blick. In dieser Übersicht zeigen wir Dir, wo Du die Einstellungen findest und welche Anpassungsmöglichkeiten Dir zur Verfügung stehen.

So gelangst Du zu den Rechnungseinstellungen

1. Melde Dich in der Verwaltungsoberfläche an.
2. Klicke oben rechts auf Einstellungen (Zahnräder-Symbol).
3. Klicke in der linken Seitenleiste im Bereich Grundeinstellungen auf Rechnungen.

Du befindest Dich nun in den Rechnungseinstellungen. Die Optionen sind in zwei Tabs organisiert: Einstellungen (für allgemeine Optionen) und Layout & Anzeige (für die Formatierung Deiner Rechnung).

Tab "Einstellungen": Allgemeine Optionen

Im Tab Einstellungen findest Du grundlegende Parameter für Deine Rechnungen:

Allgemein

• Standard-Fälligkeitsdatum von Rechnungen: Lege fest, nach wie vielen Tagen die Rechnung fällig ist (z.B. 30 Tage).
• Preisbasis: Wähle zwischen Netto und Brutto.
• Rechnungstext: Der Text, der standardmäßig auf jeder Rechnung gedruckt werden soll.
• Referenzierung auf externe Rechnungen/Honorarnoten aktivieren: Ermöglicht die Verknüpfung mit externen Rechnungsdokumenten.
• Standardmäßig USt. trotz Rechnungsreferenz verrechnen: Steuert, ob die Umsatzsteuer auch bei Referenz-Rechnungen berechnet wird.
• Standardmäßige Mehrwertsteuerrechnung aktivieren
• Differenzbesteuerung: Aktiviere diese Option für Geschäfte mit Differenzbesteuerung (z.B. Gebrauchtwarenhandel).

Drucken

• Händlerbeleg standardmäßig bei Kartenzahlungen drucken: Legt fest, ob bei Kartenzahlungen automatisch ein Händlerbeleg gedruckt wird.
• Standardmäßige Rechnungskopien drucken: Bestimme, ob keine, eine oder zwei Kopien einer Rechnung automatisch gedruckt werden.
• Rechnungen standardmäßig drucken: Diese Einstellung sollte aktiviert bleiben, damit Rechnungen automatisch ausgegeben werden.

E-Rechnung

• E-Rechnung konforme XML zur PDF-Rechnung anhängen: Aktiviere diese Option, wenn Du elektronische Rechnungen im XML-Format versenden möchtest.

Tab "Layout & Anzeige": Rechnungsformatierung

Hier kannst Du das Layout Deiner Rechnung individuell anpassen. Die Formatierungsoptionen sind in vier Bereiche unterteilt:

Kopfbereich

Lege fest, welche Informationen auf der Rechnung erscheinen:

• Uhrzeit: Zeige die Uhrzeit der Rechnungserstellung an
• Logo: Zeige Dein Firmenlogo auf Rechnungen an
• Logobreite in Pixel: Passe die Größe Deines Logos an (z.B. 400 Pixel)
• Land des Kunden: Drucke das Land des Kunden auf die Rechnung
• Telefonnummer des Kunden: Zeige die Telefonnummer unter der Kundenadresse an
• Geburtsdatum des Kunden: Zeige das Geburtsdatum unter der Kundenadresse an
• Notizen des Kunden: Zeige Kundennotizen unter der Kundenadresse an
• Empfänger-Platzhalter auf Mehrwertsteuerrechnung (Bewirtungsbeleg) drucken: Druckt leere Platzhalter-Zeilen, wenn kein Empfänger bekannt ist

Hauptbereich

Lege fest, welche Informationen auf der Rechnung erscheinen:

• Rechnungspositionen sortieren nach: Wähle die Sortierreihenfolge (Produkttyp, Produktname oder Eingabereihenfolge)
• Mengeneinheit
• Produktbeschreibung
• Bestellkommentar
• Artikelnummer
• Lieferdatum
• Steuersatz in Produktzeile
• Produktgruppe vor Produktbezeichnung
• 0% USt. ausweisen
• Rechnungstext zentrieren

Fußbereich

Lege fest, welche Informationen auf der Rechnung erscheinen:

• Name des Mitarbeiters auf Rechnung: Wähle zwischen keinem Namen, nur dem Vornamen oder dem vollen Namen des Mitarbeiters.
• E-Mail-Adresse Deines Unternehmens: Zeige die E-Mail-Adresse Deines Unternehmens an
• Telefonnummer: Zeige die Telefonnummer Deines Unternehmens an
• Fußzeile von ready2order: Zeige den ready2order-Hinweis in der Fußzeile an

QR-Code

Der QR-Code auf Deiner Rechnung ermöglicht Kunden, digitale Belege schnell abzurufen. Hier kannst Du folgende Anpassungen vornehmen:

• QR-Code Überschrift: Passe die Beschriftung des QR-Codes an.
• QR-Code Inhalt: Definiere den Inhalt des QR-Codes
• QR-Code Fußzeile: Ergänze zusätzliche Informationen unterhalb des QR-Codes (Standard: "QR-Code Fußzeile")
• Größe: Bestimme die Größe des angezeigten Codes auf der Rechnung

Tipp: QR-Code für Überweisungen auf Rechnung anzeigen

Wenn Du Deinen Kunden einen QR-Code für Überweisungen (mit IBAN und BIC) anbieten möchtest, kannst Du den benötigten Text ganz einfach erstellen und in den Rechnungseinstellungen der Verwaltungsoberfläche von ready2order einfügen.

1. Öffne die Website QR-Code Generator.
   Hinweis: Der verwendete Generator stammt von PSA Payment Services Austria – dem Betreiber des österreichischen Bankomat- und Zahlungsnetzwerks. Die erzeugten QR-Codes entsprechen dem SEPA-Standard und können von Banking-Apps problemlos gescannt werden.
2. Wähle im Feld Function die Option SEPA Credit Transfer aus.
3. Gib Deine Zahlungsdaten ein:
   • Creditor: Name des Zahlungsempfängers
   • IBAN: Deine IBAN
   • BIC: Deine BIC
   Wichtig: Die anderen Felder wie Amount solltest Du leer lassen, da Rechnungsbetrag und Referenz je nach Rechnung unterschiedlich sind und vom Kunden selbst eingegeben werden sollten.
4. Lass den Text im Bereich Resulting payload generieren.
5. Kopiere den gesamten Inhalt aus dem Feld Resulting payload.
6. Füge diesen Text in ready2order im Feld QR-Code Inhalt ein.

Der QR-Code auf deiner Rechnung enthält dann alle wichtigen Zahlungsdaten, die Deine Kunden bequem scannen können.